Comment organiser un atelier de Design Thinking à distance ?

Alors que nous avons repris une activité déconfinée depuis maintenant quelques semaines, le télétravail est devenu un nouveau terrain de jeu quotidien. Il a même été l’occasion pour certains d’entre nous d’enrichir nos compétences de tout un panel d’outils de collaboration à distance. Il est désormais temps de passer au niveau supérieur et de tenter l’impossible – ou presque – pour les aficionados des post-its : animer un atelier design thinking à distance.

Suricats-Claire-de-Ponsay
Claire de Ponsay
Mis à jour le 1er juillet - Lecture 5 min.

Petit rappel pour les néophytes, le design thinking est une méthode de résolution de problème créative. En reprenant les étapes de la réflexion d’un designer, la méthode vise à faire émerger des concepts novateurs mettant réellement l’utilisateur au centre.

Voici les différentes étapes de la méthode selon la Stanford D.School :

Stanford Design School - Design Thinking
La méthode Design Thinking de Stanford D. School

Pour ceux ayant déjà eu l’occasion d’utiliser cette méthode, vous savez sûrement qu’elle implique un grand nombre d’ateliers en présentiel, regroupant des équipes pluridisciplinaires, un bon nombre de post-its, des icebreakers, ou encore toute une panoplie d’outils et de templates à remplir.

Mission impossible ? Pas pour nous ! On vous partage nos bonnes pratiques et outils coup de cœur pour mener à bien vos ateliers design thinking à distance.

Étape 1 : La préparation

Avant de commencer à imaginer un atelier, la première chose à faire est de bien définir l’objectif que l’on souhaite atteindre : récolter un maximum d’idée, trouver LA solution, aligner l’équipe sur un sujet ? En fonction de la réponse à cette question, vous pourrez ensuite commencer à construire le déroulé de votre atelier, choisir les différentes activités et sélectionner l’outil idéal.

Avant de commencer, voici quelques bonnes pratiques à prendre en compte lors de la préparation de votre atelier :

  • Établir un timing précis: 3h maximum pour un atelier design thinking à distance, pauses incluses. Et on ne se laisse pas déborder ! Le dynamisme et le cadre apporté par l’animateur sont cruciaux pour le bon déroulement de l’atelier
  • Limiter le nombre d’invités : pour soulager l’agenda de chacun, mais aussi pour le bon déroulement de la réunion. Pas plus de 15 participants !
  • Prévoir une pause : Même à distance, les participants apprécieront de pouvoir aller prendre un café ou s’aérer quelques minutes. On vous conseille de prévoir une pause de 10mn toutes les heures
  • Limiter le nombre de sujets abordés : l’objectif de l’atelier doit être précis, il vaut mieux prévoir un atelier plus court centré sur un sujet précis que vouloir trop en faire et perdre l’intérêt des participants
  • Bien choisir ses outils et bien savoir les utiliser : En amont de la séance, n’hésitez pas à faire des tests sur les outils que vous comptez utiliser afin de vous assurer que tout fonctionne comme vous le souhaitez. Nous vous conseillons de vous limiter à deux outils au maximum : un outil de visioconférence (Teams, Hangouts, …) et un outil collaboratif pour animer l’atelier (Beekast, Miro, Mural, …). On vous en dit plus sur ces outils de collaboration juste après.
  • Permettre aux participants de se familiariser à l’outil: Avant l’atelier (J-3), vous pouvez mettre à disposition des participants un espace vierge, notamment sur Miro ou Mural avec quelques explications, afin que les participants puissent tester l’outil. Une façon de gagner du temps pour le Jour J !

Les outils coup de cœur de Suricats que nous vous conseillons :

  • Miro est un outil de collaboration très pratique centré sur l’usage d’un paperboard digitalisé sur lequel les participants peuvent insérer des post-its, dessins, photos, … et voter pour des idées. L’outil propose différents templates permettant de réaliser collectivement, de manière synchrone ou asynchrone des parcours clients, des exercices de brainwriting, des cartes d’empathie, des mindmaps, …
  • Mural permet également de collaborer sur un sujet de manière visuelle en insérant sur un tableau blanc des post-its, notes, photos ou dessins. Sa particularité ? Un nombre incroyable de templates pour des brainstormings variés ou des ateliers de design poussés : roadmaps, matrices d’opportunités, business model canvas, storyboards, service blueprint, fiches concept, … et bien d’autres encore.
  • Beekast est un outil d’animation d’atelier simple d’utilisation. Moins puissant que les deux précédents, il permet néanmoins d’animer et de donner du rythme facilement à vos ateliers. L’outil vous permet d’animer intégralement votre atelier, notamment en y intégrant vos slides powerpoint que vous pourrez intercaler d’activités : brainstorming, quizz, priorisations, matrice, nuage de mots …

Pour plus de détail sur les outils à utiliser et les modes d’animation à distance pour certains ateliers, vous pourrez suivre ces liens vers nos futurs articles (on travaille dessus  en ce moment 🙂 ) :

  • Quel icebreaker pour un atelier à distance ?
  • Organiser un brainstorming à distance
  • Animer un atelier parcours client à distance
  • Un atelier de prototypage à distance, c’est possible ?
En attendant vous pouvez toujours lire celui-ci : Comment réussir vos réunions d’équipe à distance en temps de COVID 19?
 

Étape 2 : Le moment de l’atelier design thinking

C’est le Jour J ! Votre atelier se déroulera dans quelques heures. Tout est prêt, il ne reste plus pour vous qu’à ajuster les derniers détails, et à vous lancer !

Pour que votre atelier se passe au mieux, voici nos conseils :  

  • Prendre le temps de s’installer: Ouvrir la visio en avance pour éviter les mauvaises surprises liées aux outils, ​prendre le temps de discuter avec les premiers arrivants sur la conférence.
  • Préciser les règles de l’atelier à distance : mettre les micros en mute, demander la parole ou poser ses questions en priorité sur le chat, ne pas couper la parole aux autres participants, … ainsi que les règles classiques d’un atelier (bienveillance, écoute, ouverture).
  • Être le plus clair possible sur les règles des exercices à effectuer: Faites simple, concis, et demandez avant de commencer une activité si les règles ont bien été comprises par les participants.
  • Générer un climat de confiance: Il peut être compliqué pour des participants timides d’oser prendre la parole et d’exprimer leurs idées, d’autant plus lorsque l’atelier est à distance. Pour faciliter les choses, privilégiez au démarrage des questions accessibles et concrètes avant d’aller vers des problématiques plus complexes. De même, n’hésitez pas en tant qu’animateur à distribuer la parole aux personnes s’exprimant moins. Si le groupe n’est pas très à l’aise, privilégiez au départ un brainstorming fermé, ou chacun rédige sur des post-its individuellement ses idées avant de les partager avec le groupe.
  • Bien cadrer le temps : Chronométrer l’atelier pour éviter les dépassements et adapter le déroulé s’il y a trop de retard sur le timing. Il faut absolument garder un temps pour conclure l’atelier.
  • Clore l’atelier : La fin de l’atelier est un moment important qu’il est essentiel de bien soigner. Pensez à informer les participants des prochaines étapes : prochain atelier, envoi d’un compte-rendu, … Afin d’éviter une clôture abrupte, laissez toujours l’opportunité à chacun de poser ses questions ou d’interagir. Vous pouvez par exemple proposer un ROTI aux participants (Return on time invested) : chaque participant donne une note de 1 à 5 sur la qualité du temps passé lors de cet atelier, on donne ensuite la parole librement aux participants souhaitant expliquer leur note.

Étape 3 : Construire la suite

  • Remercier les participants : Dans les jours qui suivent l’atelier, pensez bien à remercier les participants pour leur présence et leur aide. Vous pouvez également en profiter pour prendre le pouls de l’audience à froid, ce qui peut être d’autant plus utile pour récolter des axes d’amélioration pour vos prochains ateliers.
  • Partager la synthèse de l’atelier: Les livrables en sortie de l’atelier sont toujours très attendus des participants, c’est un moyen de leur montrer que leur contribution est importante et valorisée. Vous pouvez également envoyer un FAQ avec toutes les questions qui ont été posées lors de l’atelier, et les réponses qui vont avec.
  • Passer à l’action: Un atelier est fait pour produire et faire avancer un projet ! N’hésitez pas à insister sur l’importance du travail entre les ateliers, et sur les tâches allouées aux participants ou à prendre si c’est le cas. 

Vous êtes désormais prêt à animer un atelier design thinking à distance !

Besoin de conseils ou d’aide pour animer votre prochain atelier ? N’hésitez pas à nous contacter 😉

L'infographie de l'article

Atelier Design Thinking - Infographie

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