Comment réussir vos réunions d’équipe à distance

Les meilleurs outils, nos conseils et les bonnes pratiques pour bien animer une réunion d’équipe à distance.

Organiser une réunion d’équipe en temps normal n’est pas chose facile, mais lorsque celle-ci doit se tenir à distance ça l’est encore moins. La crise que nous vivons actuellement est une occasion unique pour repenser nos façons de travailler et de s’adapter au monde de demain en intégrant les notions de management à distance et d’outils collaboratifs.

Force est de constater que la majorité des entreprises françaises sont passées d’un état de « télétravail ponctuel » à un état de « télétravail généralisé ». Pour certaines d’entre elles ce saut a été assez brutal. La question qui se pose est donc : Quel outil sera le mieux adapté pour mon entreprise et mon organisation afin d’animer mes réunions à distance au temps du COVID-19 ?

Pour vous aider, nous sommes partis à la recherche des meilleurs outils et conseils pour mener sa réunion d’équipe à distance.

Fiche #1 - Réunion d'équipe à distance - Conseils

Parmi nos favoris, nous vous proposons notre chouchou, Slack. Non pas parce que nous l’utilisons chez Suricats, mais bien parce qu’il vous sera d’une grande aide pour faciliter votre communication interne en temps de crise (et hors temps de crise tout court, en fait). Vous avez la possibilité de créer autant de « channels » (ndlr : canal de communication) qu’il y a de projets, d’équipes ou de sujets à traiter. L’organisation de réunions à distance peut se tenir en visioconférence ou bien par appel audio … et cerise sur le gâteau, l’inscription est gratuite. Une version payante existe également : l’essayer c’est l’adopter !

Dans notre top 3, on trouve aussi Discord, un outil rapide, simple, léger qui nous fait oublier toute la complexité du « monde IT ». Initialement utilisé par les gamers, il a vite été détourné par les étudiants et les professionnels ! L’inscription est gratuite, vous avez la possibilité d’utiliser les fonctionnalités de chat, voix, visioconférence, partage d’écran et de créer différents serveurs vocaux (ndlr : canal de communication – un peu comme sur Slack).

Notre dernier coup de cœur est un peu moins populaire : il s’agit de Flock, le petit cousin de Slack  (en plus oui, il lui ressemble). L’avantage c’est qu’il dispose de connecteurs avec de nombreux autres outils : Joinme, Github, IFTTT, Google Drive et bien d’autres. En résumé : c’est Slack et Teams réunis dans un même outil ! #Puissance.

Vous l’aurez compris, disposer d’une panoplie d’outils pendant cette période de confinement est essentiel. En revanche, au bout de quelques semaines, on se rend compte que les outils seuls ne suffisent pas aux succès des réunions à distance. Voici quelques-unes de nos « best practices » à appliquer dès maintenant (puis pourquoi pas tout le temps ?).

Bonne pratique #1 : Avant de lancer votre réunion à distance, assurez-vous d’avoir bien pris connaissance de l’outil et d’avoir réalisé des tests de connexion (par exemple : ouvrir en avance la visioconférence pour éviter les mauvaises surprises). Assurez-vous aussi d’envoyer un ordre du jour à vos participants, et définissez les personnes qui seront en charge d’animer la réunion (nous vous conseillons de fonctionner en binôme).

Bonne pratique #2 : Pendant la réunion, rappelez l’objectif et l’agenda. Définissez un Time Keeper (pour ne pas déborder sur le temps) et un responsable de prise de notes. Et surtout, assurez-vous que chaque personne puisse s’exprimer.

Bonne pratique #3 : Enfin, à l’issue de la réunion, n’oubliez pas de récolter les feedbacks à la manière d’un R.O.T.I* (ce qui a bien marché, moins bien marché, axes d’améliorations pour les prochaines réunions). Prenez la température de vos participants, leur mindset… et pour finir, insistez sur la rédaction d’un compte-rendu de réunion si nécessaire.

*R.O.T.I : Return On Time Invested, une pratique qui consiste à la fin d’une réunion de demander aux participants de donner une note de 0 à 5 à celle-ci. Les moins bon retours sont argumentés et permettent de s’améliorer pour la fois suivante.

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