Le compte rendu de notre retour d’expérience sur l’Agile engagé au sein de l’entreprise Leroy Merlin durant un an révèle un périple fascinant et éclairant. L’adoption de notre framework Agile à impact positif n’a pas simplement été une transition méthodologique, mais un réel parcours d’innovation et d’engagement collectif vers une démarche durable et socialement responsable.
Qu’est-ce que l’Agile engagé ?
Déjà évoqué dans un précédent article, l’Agile engagé c’est le framework Scrum, revisité et enrichi pour ajouter les dimensions sociales et environnementales au cœur du quotidien des équipes, pour une agilité plus durable et responsable.
C’est l’équipe de la page web des Services Leroy Merlin, que nous remercions grandement, qui s’est portée volontaire pour éprouver ce que nous avions imaginé. Nous avons passé 4 mois aux côtés de cette équipe de 10 personnes, composée d’un PO, d’un Scrum Master, de trois dev back, trois dev front, une designer UX et un QA. Nous avons d’abord observé leurs rituels pendant un sprint, puis animé des ateliers nécessaires à la mise en route d’une équipe agile engagé. Pendant trois sprints, nous avons ensuite co-animé avec l’équipe les nouveaux rituels, enrichis de la dimension agile engagé. Enfin, nous avons réalisé un bilan de l’expérimentation avec l’équipe et les sponsors de la démarche.
C’est maintenant le moment de rentrer dans le vif du sujet et de vous détailler comment nous avons animé ce framework aux côtés de l’équipe OSS.
Se mettre dans le bain !
Première étape pour mettre un pied dans l’agile engagé : l’atelier de sensibilisation aux problématiques sociales et environnementales. Il a pour objectif d’embarquer tous les membres de l’équipe, de poser un référentiel commun, de s’inspirer et de se donner de l’énergie ! D’une durée de 3 heures, il est construit sur mesure pour l’équipe, et nous y abordons les défis actuels, mais surtout les leviers d’actions et comment l’agile engagé s‘inscrit dans ces leviers.
C’est un atelier qui a suscité de l’intérêt et a été apprécié, notamment car nous n’en avons pas fait quelque chose d’alarmant, en mettant davantage en avant les solutions pour agir. En témoigne ce retour d’un participant qui nous dit : “C’est chouette, vous n’en avez pas fait quelque chose de déprimant”.
Poser les bases
Pour démarrer en tant qu’équipe agile engagé, c’est le moment de pratiquer le rituel du mandat. Il est essentiel de le réaliser en début de pratique de l’agile engagé. Pourquoi ? Parce que c’est dans ce rituel que l’on invite l’équipe à formaliser la direction qu’elle souhaite prendre et qui la guidera à travers son voyage d’équipe agile engagé.
Une fois posé, l’équipe est invitée à réitérer l’exercice quand elle ressent le besoin d’amender son mandat suite aux apprentissages et à la maturité qu’elle aura acquise sur différents sujets. Nous recommandons toutefois de se prêter au jeu tous les 6 mois, afin de s’assurer que le mandat trouve toujours du sens auprès de l’équipe.
On parle d’un rituel qui se compose de deux temps :
- Un temps d’écriture du mandat, c’est-à-dire l’ambition de l’équipe au regard des problématiques sociales et environnementales.
Mais concrètement, comment on fait ?
Nous avons proposé à l’équipe de faire l’exercice de la Une de journal. L’objectif est d’écrire la Une de journal qui sera publiée dans 5 ans et qui traitera du succès de l’équipe quant à son impact social et/ou environnemental. L’équipe doit y décrire ses réussites, mais aussi les indicateurs et les difficultés rencontrées. À titre d’exemple, l’équipe Leroy Merlin a formulé les deux réussites suivantes : “contribuer à atteindre la neutralité carbone”, et “fédérer d’autres équipes sur la démarche Agile engagé”, en mentionnant les difficultés : “changer les mentalités” et “définir des KPI”.
- Un temps de choix et construction des indicateurs d’impact à suivre au regard du mandat.
En repartant des ambitions du mandat, l’objectif est de définir les indicateurs à suivre qui sont représentatifs d’une progression vers les réussites imaginées. Ils agissent comme une boussole, pour indiquer à l’équipe si elle suit toujours le cap qu’elle s’est fixée.
Le rituel du mandat et la définition des indicateurs sont des étapes clés au démarrage de la pratique agile engagé (pour certain.es vous aurez sans doute reconnu un format de type OKR). Le principe est validé par l’équipe mais nous notons quelques points d’attention pour nos prochaines mises en pratique :
- Prendre un temps, dans le rituel de définition du mandat, pour réfléchir aux actions à plus court/moyen terme (trimestre à venir) pour rendre le mandat plus concret et atteignable.
- Entreprendre le travail sur les indicateurs peu de temps après la rédaction du mandat pour maintenir le lien entre mandat et indicateurs.
À ce moment, l’équipe a donc été sensibilisée, puis elle a défini son mandat et ses indicateurs de suivi, il est grand temps de se lancer dans l’animation des rituels du quotidien fort de ces nouveaux principes directeurs !
Jouer l’agile engagé au quotidien
Place au refinement ! Puisque la philosophie de l’agile engagé n’est pas de révolutionner le framework Scrum mais plutôt de le revisiter en proposant des outils concrets, nous avons imaginé l’Impact poker (inspiré du poker planning). Il s’agit d’un jeu de cartes, à utiliser pendant les rituels de refinement, permettant de classifier simplement l’impact des US sur l’environnement et/ou la société. Il permet surtout à l’équipe de déclencher des discussions autour de l’impact des US, qu’elle n’aurait pas eu en temps normal.
Nous avions imaginé un jeu de 17 cartes autour des deux thématiques environnement et société, chacune dans une version “favorable” et “défavorable”, ainsi que des explications au dos de chaque carte (disponible en téléchargement ici sur notre site). La plupart des rituels de refinement de l’équipe avec laquelle nous travaillions se déroulant à distance, nous avons joué les cartes en ligne grâce à un board Miro.
La première mise en pratique fut un succès, des US à première vue jugées comme défavorables pour l’environnement, sont devenues neutres grâce à des solutions comme la mise en place d’un cache. Sur une US cette solution a permis de réduire le nombre d’appels de 24 000 à 2 000. Les retours sur la démarche furent donc très positifs, comme l’affirme un membre de l’équipe : “Si on n’avait pas eu les cartes, on ne se serait pas posé la question.”
Cependant, le format des cartes sur le bord Miro s’avère difficile à prendre en main et chronophage selon l’équipe. C’est pourquoi nous avons tenté un autre format au refinement suivant : l’outil en ligne Scrum Poker que l’équipe avait déjà l’habitude d’utiliser pour évaluer la vélocité de ses US. L’expérience s’est avérée plus fluide pour l’équipe grâce à cet outil simplifié, qui cependant ne répondait pas à tous les objectifs de l’exercice de notre point de vue : impossible d’aborder les deux dimensions sociale et environnementale à la fois, impossible d’y intégrer une dimension pédagogique, et difficulté à générer des échanges sur le fond des sujets.
C’est pourquoi, nous avons travaillé en interne chez Suricats au développement d’une version de l’Impact poker en ligne, simple et collaboratif, qui permet de répondre à tous les objectifs visés. N’hésitez pas à aller jeter un œil, c’est par ici (version beta) !
Rendre visible au reste au monde
La sprint review consiste pour l’équipe à présenter aux différentes parties prenantes, le travail accompli lors du sprint. C’est un moment clé pour communiquer, démontrer les éléments d’avancement, les difficultés rencontrées et récolter des feedbacks. Dans le cadre de notre expérimentation, ce rituel a permis de rendre visible et de faire connaitre la démarche agile engagé et les actions mises en place, au-delà de l’équipe.
Au cours du rituel, l’équipe a donc mis en avant son indicateur de suivi qui était l’EcoIndex (indicateur d’impact environnemental choisi pendant leur mandat), et ses variations d’un sprint à l’autre. Ce coup de projecteur sur ce nouvel indicateur d’impact a permis 2 choses :
- D’interpeller l’audience de la sprint review, qui découvre et salue la démarche, et s’est montrée intéressée par les indicateurs et les leçons qu’en tirait l’équipe. Le sujet devenait visible et pouvait désormais vivre dans les discussions des parties prenantes,
- Comprendre que l’équipe ne pouvait pas être en pleine maîtrise de son impact, puisqu’elle consomme des modules qui ne relèvent pas de son périmètre. Cela a révélé le besoin d’animer le sujet au-delà de l’équipe pour avoir un réel impact.
Aujourd’hui, suite à cette expérience, se pose donc la question du relais au sein de l’écosystème, pour rendre visible ce travail au-delà du périmètre de l’équipe, et transmettre ces constats aux autres équipes pour influencer les backlogs en adhérence.
Prendre du recul à travers la rétrospective
La rétrospective, rituel ayant lieu à chaque fin de sprint pendant lequel l’équipe se réunit pour évoquer les réussites, apprentissages et difficultés rencontrés pendant le sprint, est peu impactée par la mise en place de l’agile engagé. Au début de la pratique, une question “à part” peut être dédiée à l’agile engagé, comme c’est le cas dans le template ci-dessous où le dauphin matérialise l’espace réservé aux retours sur la mise en place de l’agile engagé. À terme, les retours sur l’agile engagé ont pour but d’être intégrés et mélangés aux autres points abordés durant la rétrospective, pour que tout soit considéré au même niveau. Les réflexions agile engagé ne sont pas quelque chose à dissocier du reste des pratiques de l’équipe.
Mesurer pour s’améliorer
Dernier rendez-vous de notre framework agile engagé, et pas des moindres, le rituel de monitoring ! Il s’agit d’un temps dédié pour suivre de manière plus approfondie qu’en review les indicateurs définis lors du mandat. Ce rituel est clé car c’est le reflet des actions menées et du niveau d’impact effectif de l’équipe. Il permet de prendre le temps de constater l’impact des actions mises en place suite aux hypothèses et choix réalisés (lors de l’impact poker notamment), pour en tirer des leçons et ajuster sa trajectoire si besoin.
Pendant notre expérimentation, un indicateur principal a été suivi : l’EcoIndex des pages web. Pour lui donner plus d’ampleur et l’ancrer dans une vision utilisateur, nous avons mesuré l’EcoIndex à la maille de parcours utilisateurs pour le rituel de monitoring (une moyenne d’EcoIndex pondérée avec la fréquence de passage sur les pages concernées, notre “suri-eco-scan » à nous). L’objectif étant non seulement de se rendre compte de notre impact, mais aussi d’identifier des axes de progressions qui pourront être des éléments ensuite à prioriser dans le backlog de l’équipe.
Ce qui est important c’est ce que ce rituel soit calé sur le rythme qui a le plus de sens pour les équipes (selon le contenu et le rythme de leurs livraisons par exemple). Comme repère, pour démarrer, nous suggérons que ce rituel soit réalisé tous les 3 sprints (1 mois et demi) pour régulièrement faire un relevé de compteur et ajuster la trajectoire.
Suite à notre expérimentation, l’équipe Leroy Merlin a fait le choix d’intégrer la discussion créée par ce rituel dans leur sprint review, l’équipe ayant un temps conséquent dédié à la préparation de la sprint review. Cela ne pose pas de problème tant que la discussion existe pour vérifier la trajectoire et permettre à l’équipe de prendre des décisions pour la suite.
L’heure du bilan
Le bilan de cette expérimentation est positif et la démarche est validée. L’équipe donne une note de 8,3/10 à l’agile engagé, qui confirme pour nous l’intérêt pour la démarche avec quelques points d’amélioration à apporter.
Dans les éléments positifs, à conserver, on note :
- L’atelier de sensibilisation, pour susciter l’intérêt et motiver l’équipe.
- Le mandat, qui permet de définir quel combat l’équipe souhaite mener.
- L’impact poker en refinement, qui aide à démarrer concrètement l’agile engagé.
- L’atelier de monitoring, qui permet de ne pas faire retomber l’initiative comme un soufflé et de s’animer pour continuer les efforts.
Dans les éléments à retravailler, on note :
- Renforcer le lien entre le mandat et les leviers d’actions réalisables par l’équipe, afin de ne pas avoir une ambition trop décorrélée de son quotidien immédiat.
- Renforcer l’implication du management, qui pourrait faciliter des discussions ensuite au sein de l’écosystème et vers d’autres équipes pour soutenir l’initiative agile engagé.
C’est la fin de ce premier voyage agile engagé sur le terrain, au cœur d’une équipe Leroy Merlin. Encore un grand merci pour leur accueil et leur enthousiasme, cela a été un plaisir d’expérimenter notre vision de l’agilité à leurs côtés !
Si vous avez des questions, ou bien l’envie de déployer l’agile engagé auprès de vos équipes, n’hésitez pas à contacter nos expertes !
