Compte rendu du meetup en ligne du 29 avril 2020 – Manager en télétravail
Comment retrouver les repères pour les managers en télétravail qui ne l’avaient pas envisagé jusque-là ? Comment préparer au mieux la reprise et le déconfinement à partir du 11 mai après cette période unique ? C’est ce que nous avons vécu pendant le meetup des confinés #2 du 29 avril 2020 avec Suricats.
Lorsqu’on parle de manager, on fait référence à la première ligne de management dans la hiérarchie classique, en dessous de laquelle il y a uniquement des opérationnels. Nous nous sommes adressés à ces personnes, qui voient leur rôle changer et qui doivent adopter une nouvelle posture et de nouvelles dynamiques pour assurer la productivité et le bien être des collaborateurs.
Dans le contexte qui a précédé le covid-19, 50% des managers se disaient favorables au télétravail, sans forcément le pratiquer ou l’encourager dans l’entreprise. Les 50% restants n’y étaient au contraire pas favorables et ont été contraints pendant la crise sanitaire, à réorganiser le mode de travail de leurs équipes.
Nous avons identifié trois points « difficiles » pour les managers pour lesquels il faut s’interroger et trouver des solutions :
- Faire confiance : beaucoup de managers ne sont pas à l’aise face à la distance et à la perte de contrôle sur le travail de leurs collaborateurs. Souvent, le télétravail est associé au « farniente », et dans la situation actuelle, le manque de visibilité évident déstabilise les managers.
- Adopter une nouvelle posture : le manager en télétravail doit ou a dû changer sa manière de manager pour passer d’une posture de contrôle à celle de coach, il prend un nouveau rôle face à ses équipes et collaborateurs,
- Poser le sens : les collaborateurs se responsabilisent et prennent de l’autonomie en travaillant à distance. Pour cela, il est essentiel que le manager en télétravail donne la vision commune, lève les obstacles et donne confiance aux équipes pour qu’elles soient en mesure d’atteindre leurs objectifs.
Chez Suricats et chez nos clients nous avons mis en place 4 réponses concrètes pour aider à dépasser ces points difficiles :
#1. Poser son étoile et ses obsessions
L’étoile représente la raison d’être de l’équipe, elle sert à être guidé. Ce sont uniquement quelques mots ou quelques phrases qui visent l’essentiel afin de clarifier les sujets plus importants, ceux pour lesquels on ne transige pas. Il faut pour cela utiliser les questions de contrôle : est-ce que ça m’aide à arbitrer ? Est-ce le discours de l’étoile percute dans la tête de la personne que je cherche à recruter ?
Il faut ensuite voir quelles sont les « obsessions » qui nous aident à faire des choix, qui nous font changer. Et si on ne respecte pas l’obsession, carton rouge 😊 Par exemple, notre obsession chez Suricats est le collectif. Or, en début de confinement, les dirigeants ont pris certaines décisions « en chambre », sans consulter le collectif. Après s’être fait rappeler à l’ordre, ils ont ouvert les discussions. L’étoile et les obsessions permettent de donner un cadre, de favoriser l’autonomie des équipes dans ce cadre.
Ce sont des sessions de travail qui sont animées par le manager en télétravail. L’essentiel n’est pas le résultat mais les discussions franches et éclairantes qui ont lieu entre les membres de l’équipe.
#2. Jouer le rituel de l’abandon
#3. Faire des retours individuels hebdomadaires
Il est important d’avoir une prise de contact individuelle hebdomadaire du manager en télétravail au collaborateur en one2one (sms, email, appel). Ça peut paraître une évidence mais il n’est pas toujours facile pour les managers d’être rigoureux dans cette pratique. Si les équipes sont trop nombreuses, il y a toujours quelqu’un de légitime dans les équipes pour porter une partie de ce rituel de contact et prendre des nouvelles, il faut donc déléguer sans hésiter lorsque c’est possible.
Chez Suricats, les partners ont délégué cette action aux Entrepreneur Managers (EM) Suricats pour qu’ils aient une discussion avec les collaborateurs sur leurs missions, leur quotidien ou leurs petites victoires. Ça fait grandir et ça rassure !
Ce que nous avons appelé le « bonus » représente une prise de température des collaborateurs pour se renseigner sur leur manière de vivre la situation actuelle ainsi que sur leur bien-être. Pour cela, Maëva, la suricatalyseur de la tribu, a créé une planche graphique représentant des suricats et leurs différents états d’âme. Elle a ensuite demandé au collectif d’indiquer comment ils se sentaient ce jour-là, en choisissant le suricate qui représentait au mieux leur ressenti. La prise de température du 23 avril a montré que 6 Suricats se sont positionnés sur le dessin numéro 8 (« rincés par cette période »), dont 3 qui ont indiqué uniquement le chiffre 8 ! Ces 3 Suricats ont été donc appelés et ça nous a permis de détecter les gens qui vivaient mal la situation du moment.
Nous allons dans cette deuxième partie, parler de la réouverture, du déconfinement, de la période qui commence à partir du 11 mai et qui va durer pendant quelques temps. Ce sera une période différente de la réalité que nous avons connu jusque-là, un temps d’adaptation avant un retour à une…nouvelle réalité !
Côté Suricats, nous voyons trois points d’attention :
- Une nouvelle réalité qui va durer : La vie reprend doucement mais les nouveaux comportements adoptés par les collaborateurs et les clients vont rester d’actualité. Il faut se préparer à un temps long dans cette nouvelle réalité,
- Collaborateurs amochés : Les collaborateurs doivent faire le deuil de l’ancienne réalité qu’ils ont connue mais aussi de ce temps particulier de confinement. Surtout, il ne faut pas oublier les salariés qui sortent du chômage partiel qui vont être dans un état d’esprit particulier. Pendant ce temps d’arrêt de travail ils se sont probablement sentis mis à l’écart, inutiles et inquiets pour l'avenir,
- Double reconnaissance pour l’entreprise : l’entreprise doit se mettre en posture de reconnaissance vis-à-vis des collaborateurs, reconnaître les efforts d’adaptation et du maintien de l’activité qu’ont dû faire les travailleurs et les inciter à continuer comme ça. De plus, il est fondamental de reconnaître la nouvelle réalité (sanitaire, équilibre vie pro/perso etc).
Pour répondre à ces difficultés, nous envisageons quelques futures pratiques, qu’il faudra tester et approuver :
#1. Le télétravail reste le mode nominal et on garde les rituels de confinement
Chez Suricats nous avons fait le choix de garder le télétravail comme mode nominal de travail jusqu’à fin août (et on s’autorise à faire des améliorations si la situation sanitaire s’améliore). Nos locaux seront ouverts uniquement quelques jours par semaine en limitant le nombre de collaborateurs dans les locaux et dans le respect des règles sanitaires. Il est important que les collaborateurs soient rassurés sur les conditions de la réouverture et la présence physique dans les locaux ne sera pas imposée. Elle sera uniquement utilisée en cas de besoin exprimé des collaborateurs (besoin de voir des gens, besoin de travailler en équipe etc).
Nous gardons les rituels à distance mis en place pendant le confinement et qui nous sont chers aujourd’hui … les standups quotidiens, les suricats TV et les suri-vendredi à distance qui ont pris une toute nouvelle forme : pendant le confinement nous avons lancé un concours de tartes aux fraises maison dont l’assemblage devait être fait en live sur Teams !
#2. Accompagner la sortie du chômage partiel en reconnectant les salariés maintenant
Les collaborateurs qui sont au chômage partiel sont réintégrés de manière progressive au collectif. Il faut absolument soigner la réintégration et prévoir un vrai rituel d’accueil pour recréer une cohésion d’équipe entre des personnes qui ont eu des vécus très différents. Chez Suricats, nous avons fait le choix de ne pas déconnecter les collaborateurs des rituels de communication, ils ont donc participé régulièrement aux rituels, sur la base du volontariat. La reconnexion est facilitée.
#3. Se projeter dès maintenant dans l’après : offre conso responsable
Les salariés se questionnent sur le sens de leur travail, ils ont envie de se projeter dans le monde d’après, par exemple sur des questions de changement dans notre manière de consommer. Nous réfléchissons sur le monde d’après en travaillant sur la certification Bcorp de l’entreprise Suricats et également en utilisant le design inclusif. On utilise des personas extrêmes pour penser des services adaptés, qui se révèlent souvent très efficaces pour des personas plus habituels. On peut également dire que la situation Covid-19 est une situation extrême, dont les ajustements qu’elle nous impose sont potentiellement très utiles par temps plus calme ! Nous appliquons par exemple cette technique de design sur des sujets clients autour de la consommation alimentaire avec des personas extrêmes très soucieux sur le plan sanitaire. Nous travaillons ainsi la résilience, l’anti-fragilité de l’entreprise et de ses offres et on nourrit également la recherche de sens de nos collaborateurs.
Toute l’équipe qui a préparé ce meetup sur le rôle du manager en télétravail :
