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Adopter l’holacratie – Journal de bord

Holacratie en entreprise, nous l'avons testée! Tous les (nombreux) avantages et (menus) inconvénients, dans ce journal de bord de notre expérimentation.

En tant qu’entreprise au management horizontal, Suricats s’intéresse depuis plusieurs années à l’holacratie. Notre collectif grandit au fil du temps et nous cherchons sans cesse les moyens de toujours mieux structurer notre organisation et challenger nos processus de décision. Ce système de gouvernance nous semble être un terrain d’expérimentation, de réflexion et de progression propice pour répondre à nos enjeux.
Début 2022, Suricats se lançait dans l’expérimentation de cette méthode au nom mystérieux, l’holacratie! Plongez dans le journal de bord de cette aventure : six mois de montée en puissance, de réflexions et d’apprentissages au fil d’une formation riche en enseignements.

holacratie

La genèse de l’holacratie dans l’entreprise Suricats

Mercredi 5 janvier :

Thierry, l’un des fondateurs du cabinet qui est aussi mon coach, me propose de me pencher sur un nouveau sujet de gouvernance chez Suricats : l’holacratie. Vous savez, cette forme d’organisation, souvent associée à l’entreprise libérée, qui s’adresse aux entreprises au management horizontal.

Avec Bruno, un autre fondateur, ils souhaitent que Suricats passe de la théorie à la pratique. Il est l’heure d’expérimenter !

Ce sujet résonne dans ma tête puisque Suricats s’y intéresse depuis au moins septembre 2019, à travers une veille et des rencontres. Le fonctionnement de Suricats se prête à l’exercice : notre management est horizontal, nos projets internes sont menés par petits groupes multidisciplinaires et nous prônons l’autonomie et la responsabilisation de tous. Reste que notre circuit de prise de décision et la répartition des rôles des individus ne sont pas suffisamment explicites. Nous comptons donc sur le système holacratique pour progresser et professionnaliser l’existant.

Comme toujours chez Suricats, pas question de tout révolutionner en un jour : nous démarrons à petite échelle pour nous forger des convictions, puis nous ajustons et déployons plus largement. Nous élisons donc deux groupes de travail pour servir de « cobayes ». Deux groupes qui disposent d’un noyau de membres très actifs et qui ont vocation à perdurer dans le temps : la fractale RH et le groupe Recrutement.

Le plan d’actions est posé : former à l’holacratie un premier groupe de Suricats avec un coach externe, définir les nouveaux cercles, mettre en place les nouveaux rituels, faire un premier bilan et restituer les résultats au collectif.

C’est parti, l’expérimentation est lancée pour les six prochains mois!

Pour les néophytes, voici quelques éléments de contexte et de définition :
L’holacratie est née entre 2007 et 2010 dans l’esprit de Brian J. Robertson, président de Ternary Software. Ce PDG remet en question le modèle de management traditionnel, pyramidal, et veut construire en opposition de celui-ci de nouveaux mécanismes agiles et compatibles avec un management horizontal. Ce nouveau système s’appuie sur un découpage de l’entreprise en cercles autonomes et responsables de leur périmètre respectif. L’ensemble des cercles est aligné sur une raison d’être commune et de mêmes règles de fonctionnement. Les collaborateurs peuvent énergiser un ou plusieurs rôles répartis dans un ou plusieurs cercles. A chaque rôle correspond un nom précis, une raison d’être, des redevabilités (i.e. des droits et devoirs) et un domaine (i.e. périmètre). Au quotidien, une entreprise holacratique pilote son activité via 3 types de rituels : la réunion de gouvernance (définir les rôles), la réunion de triage (agir/opérer dans son rôle) et la réunion de stratégie (orienter, prioriser).

Mardi 11 janvier :

C’est l’heure du kick-off ! Nous convions les membres des deux groupes élus (ils sont neuf au total) pour leur présenter notre initiative et leur proposer d’être formés à l’holacratie.

Nous avons choisi notre coach : ce sera Bastoun, de la société HappyWork. Il accompagne déjà dans cette démarche la Fondation Cgénial avec qui nous partageons nos bureaux parisiens. La curiosité des Suricats est piquée. Ils ont hâte de se frotter au sujet.

 

L’immersion

Vendredi 28 janvier :

Première session d’acculturation, ou plutôt d’immersion, pour les neuf Suricats dont je fais bien sûr partie. Notre coach ne perd pas de temps : après une brève introduction, Bastoun nous place d’entrée de jeu dans la peau de collaborateurs d’une société fictive fonctionnant en holacratie : HappyFruit. Dans cette entreprise qui produit et vend des confitures, chacun de nous se voit attribué un rôle (par exemple : Site Web, Finances, Fruits et confitures…). Nous allons vivre ce qu’on appelle une réunion de triage. C’est le rituel de coordination d’un cercle.

Pendant plus de deux heures, nous sommes mis en situation de réunion opérationnelle. Nous découvrons la notion de tension : chaque membre exprime ses problématiques, c’est-à-dire tout ce qui l’empêche d’avancer dans ses activités au sein du cercle, puis cherche avec le groupe à les résoudre. On appelle ça « une tension ».

Bastoun joue le rôle de facilitateur de la réunion. Il nous guide en nous interrogeant : « De quoi as-tu besoin ? ». « Ta tension est-elle traitée ? ». Nous constatons un réel changement de posture pour le porteur de tension. Guidé par le facilitateur, il se voit responsabilisé pour proposer une solution, interpeller les membres pouvant prendre des actions concrètes et valider la réduction de sa tension.

 

Lundi 31 janvier :

Nous nous retrouvons pour endosser une nouvelle fois nos rôles dans le cadre d’une autre typologie de réunion : la réunion de gouvernance. Celle-ci permet de définir les rôles de chacun des membres et les politiques de fonctionnement du cercle. Comme en séance de triage, les sujets émergent par les porteurs sous forme de tensions et de propositions. Chaque membre a la possibilité d’objecter sur la proposition d’un autre membre et une proposition ne peut être adoptée que s’il n’y a plus d’objections. Pour traiter une objection, l’holacratie a imaginé une moulinette : c’est une succession de questions adressées à l’objecteur permettant de s’assurer que l’objection est constructive et n’enfreint pas les règles de la constitution (cf. illustration ci-après). On demande par exemple à l’objecteur si la proposition cause du tort à l’entreprise. Si c’est le cas, charge à lui de faire une contreproposition au proposeur.

Ce processus heurte les habitudes des Suricats, habitués à pouvoir s’exprimer sans contrainte en réunion. Et pourtant, malgré sa rigidité, cet outil méthodologique fait immédiatement étalage de sa puissance. C’est un outil objectif et factuel qui permet de prendre une décision rapidement et de s’assurer que la raison d’être du cercle est respectée. Les objections et les contrepropositions sont vues comme une chance d’amélioration et permettent la concrétisation de nouvelles idées.

Processus de test d'une objection en holacratie
Processus de test d'une objection en holacratie

La formation du 1er cercle de notre holacratie

Entre le lundi 7 février et le lundi 28 mars

Nous démarrons une phase de formation en quatre nouvelles sessions. Bastoun nous donnera les éléments théoriques et les clés pour nous permettre de mettre en pratique l’holacratie.

  1. Nous commençons par l’historique et les concepts majeurs. Pour pratiquer, nous nous exerçons à travers nos rôles au sein de l’entreprise HappyFruit, et mettons en scène des réunions de triage. Cette fois-ci, Bastoun confie les rôles de facilitateur et de secrétaire à deux Suricats.
    Sur le plan opérationnel, nous sommes à nouveaux secoués dans nos habitudes. Alors que nous sommes habitués à fixer une date limite à toute action, nous voilà contraints de lâcher du lest : l’holacratie ne privilégie pas le pilotage par l’échéance. L’holacratie considère que les collaborateurs ont conscience des priorités et agiront de sorte que les sujets importants soient traités dans les temps souhaités.
  2. Pour cette deuxième journée de formation, nous apprenons les subtilités d’une réunion de gouvernance puis plongeons à nouveau ! Le progrès est visible : nous appréhendons plus sereinement la réunion.
  3. Nous découvrons d’autres artefacts de l’holacratie : la constitution du cercle, le rôle du leader de cercle (et les différences avec un manager), comment traverser les membranes entre les cercles… Cela nous permet d’envisager l’holacratie chez Suricats à tous les niveaux de l’organisation et du management, en dépassant la seule conduite des réunions de triage et de gouvernance.
  4. Dernière session de formation avec Bastoun : l’heure d’un focus sur les techniques d’animation et sur le traitement des objections pendant une réunion de gouvernance. Chaque Suricat se glisse dans la peau du facilitateur pour guider le cercle : il faut faciliter le dialogue pour trouver une solution satisfaisante et tester les objections via le cheminement proposé par l’holacratie. Ces rôles sont difficiles à énergiser pour certains d’entre nous car nous avons (peut-être trop) facilement tendance à donner un avis personnel. Or, ils se doivent d’être totalement impartiaux et uniquement suivre la méthode, sans avis personnel.

La mise en place de Surivolution

Mardi 29 mars, 1h30 :
Debriefing formation

Aujourd’hui, on débriefe à chaud au lendemain de la dernière session ! Le verdict est unanime : « oui, l’holacratie peut correspondre à Suricats, mais… le cadre nous parait, en l’état, un peu trop rigide pour notre collectif. ». Les outils et process de l’holacratie effraient certains d’entre nous. Les discussions nous amènent au consensus suivant : pour ce qui est de l’expérimentation, nous choisissons d’être de bons élèves et d’appliquer le modèle à 100%. Au moment du bilan, nous déciderons si des adaptations sont nécessaires ou non (chez Suricats, nous militons pour l’appropriation et la personnalisation).

Puisque nous sommes d’accord, nous pouvons cadrer notre démarche, nous réfléchissons à la façon de mener notre expérimentation et de partager nos travaux au collectif.

Il nous semble évident qu’un cercle dédié à l’amélioration de notre gouvernance et à l’holacratie est nécessaire : nous le nommons « Surivolution ». Nous définissons ensemble notre raison d’être, nos rôles, nos redevabilités. Cela nous permet de nous aligner dès la genèse sur le sens de ce groupe et facilite sa conceptualisation.

Adieu « groupes de travail », place aux « cercles » : le cercle surivolution, le cercle fractale RH et le cercle recrutement.

Outil de l'holacratie : les cercles
Cercles en holacratie ou la "Surivolution"

Mardi 12 avril :
1ère réunion de triage Surivolution

Pour cette première réunion de triage, nous appliquons la méthodologie apprise. En moins d’une heure de réunion, nous traitons toutes nos tensions. Lorsque c’est nécessaire, nous marquons des apartés pour faire le point sur la méthode : s’interroger sur la façon dont nous avons procédé et s’ajuster si besoin, se dire comment nous aurions dû ou pu mieux faire. Nous concluons la séance sur une bonne impression : toutes nos tensions ont été traitées et le moment fut agréable. 

Jeudi 14 avril :
Raison d’être et périmètre des cercles recrutement et RH

Nous nous réunissions pour définir les deux cercles pilote façon holacratie. Pour ce faire, nous posons sur papier des propositions de raison d’être, de redevabilités et de rôles. Nous nous interrogeons sur ce que ces cercles vont devenir une fois basculés en holacratie. Nous reformulons à plusieurs reprises et essayons de trouver le bon niveau de détail permettant de définir l’identité d’un cercle sans être trop précis (au risque de restreindre son champ d’action). Ces réflexions nous permettent de re-découper les deux groupes de travail RH et Recrutement qui coexistent depuis plus d’un an. En posant des mots sur nos activités et nos objectifs, l’holacratie nous permet de révéler des petits dysfonctionnements invisibles jusqu’à maintenant et de définir un maillage plus cohérent des groupes de travail.

Jeudi 21 avril :
Kick-off des cercles Recrutement et RH

Les deux cercles valident respectivement leur raison d’être, leurs redevabilités et l’attribution des rôles. Nous choisissons également nos secrétaires et facilitateurs pour la durée de l’expérimentation (deux mois jusqu’à cet été).

Mardi 26 avril :
Réunion de triage Surivolution

Cette deuxième réunion de triage est moins académique que la première : la moitié du cercle est absente (dont la facilitatrice) et nous n’avons qu’un créneau de 30 minutes. Dans ces conditions, nous nommons un facilitateur par intérim et parvenons tout de même à traiter cinq tensions. Nous constatons que l’absence de certains membres est gérable à condition qu’elle soit anticipée et que les tensions soient communiquées au préalable à un membre présent. L’énergie et l’efficacité n’était pas au rendez-vous cette fois-ci.

Mercredi 27 avril :
Réunion de gouvernance Surivolution

Une seule proposition à l’ordre du jour de notre première réunion de gouvernance Surivolution : créer un nouveau rôle « formateur interne Suricats ». Cette personne devra onboarder ponctuellement les Suricats à l’holacratie pour qu’ils puissent travailler dans un cercle pilote.

Nous traitons cette proposition avec méthode : chacun peut s’exprimer tout en gardant l’attention de tous les participants sur la proposition à traiter. Le tour de table complet permet de ne pas se désengager. Nous sommes satisfaits des résultats. La réunion de gouvernance nécessite plus de réflexion que la réunion de triage, elle n’a donc pas le même rythme.

La mise en place des 2 cercles

Jeudi 5 mai :
Kick-off du cercle RH

Je profite d’une réunion du groupe de travail RH pour présenter le fonctionnement des rituels de triage et gouvernance aux membres du cercle et pour planifier les premières occurrences.

Les membres du cercle me font part de leur inquiétude sur la lourdeur de la méthode pendant les réunions. Je les rassure ! J’ai pu observer les réunions de la fondation Cgénial : lorsque les personnes sont « rodées », après quelques mois de pratique, la méthode permet de dérouler et d’avancer efficacement. Je précise aussi que notre expérimentation a pour objectif de nous placer dans des conditions réelles pour pouvoir, le moment venu, porter un jugement sur la méthode.

Mardi 10 mai :

Réunion de triage Surivolution annulée (trop d’absents et pas de points de tension à traiter).

Jeudi 12 mai :
Première réunion de triage RH

Aujourd’hui, je facilite la 1ère réunion de triage du cercle RH. Le tour d’inclusion me confirme la méfiance des membres à l’égard du cadre rigide de l’holacratie, mais aussi l’impatience de concrétiser cette phase de test. Je pioche un à un les sujets parmi la douzaine présente à l’ordre du jour. J’essaie de guider les porteurs de tension, uniquement avec des questions, pour qu’ils construisent et expriment une solution concrète permettant de faire baisser la pression. Nous avons l’habitude en réunion de mettre un sujet sur la table et de laisser l’intelligence collective effectuer son travail pour aboutir à une solution satisfaisante pour tous. Parfois, un problème en fait émerger un autre et la discussion dérive sur une problématique globale plus difficile à résoudre.

En holacratie, on évite cela en traitant les points un à un, sans jamais digresser sur la tension suivante tant que la tension initiale n’est pas réduite. Ce changement de posture n’est pas évident. Je suis obligée d’interrompre les discussions pour recentrer l’équipe sur le traitement des tensions remontées.

Nous clôturons la réunion par un partage de nos impressions dont la majorité est positive. Nous allons plus loin dans la résolution des difficultés, nous sommes capables de définir des actions concrètes et nous sommes alignés sur le plan d’actions. Les bémols : notre manque d’expérience avec la méthode nous fait perdre du temps en séance et nous devons produire en dehors de cette réunion (puisque ce rituel n’est pas un atelier de travail collaboratif).

Vendredi 13 mai :
Réunion de gouvernance Surivolution

Pour notre 2ème réunion de gouvernance du cercle Surivolution, nous avons un point majeur à traiter : une proposition de modification de la raison d’être du cercle. La proposition portée par le leader de cercle est : « Le collectif Suricats a adopté l’holacratie ».

Les membres du cercle remontent des objections sur cette formulation. Il est vrai que notre cercle doit mettre en place les conditions optimales pour le déploiement de l’holacratie dans notre entreprise. Néanmoins, l’objectif sous-jacent est d’améliorer notre gouvernance et nos processus décisionnaires, et l’holacratie est le moyen que nous avons choisi pour y arriver.

Les tours d’objection offerts par la méthode permettent à chaque objecteur d’expliquer son désaccord et de formuler de nouvelles propositions. De cette façon, nous nous alignons sur l’objectif profond du cercle et sur une nouvelle raison d’être : « Suricats a structuré son organisation, responsabilisé et donné de l’autonomie à ses collaborateurs, en adoptant l’holacratie ».

Mercredi 18 mai :
Première réunion de gouvernance RH

Nous revoyons les raisons d’être et les redevabilités de chacun, et respectons le protocole : présentation de la proposition, questions de clarification, réactions, objections, traitement de l’objection.

Les participants sont globalement satisfaits de la réunion car nous avons traité cinq tensions. Le fait de demander si la proposition cause du tort permet de relativiser et de ne pas s’attarder sur des détails. Nous acceptons plus facilement une proposition : même si elle pourrait être améliorée ou complétée, nous ressortons au moins avec une première version.

Vendredi 20 mai :

Nous présentons à l’ensemble du collectif notre démarche d’expérimentation pour donner de la visibilité au projet.

Mardi 24 mai :
Formation

8 nouveaux Suricats des cercles RH et Recrutement sont formés par Bastoun.

Réunion de triage Surivolution

Nous prenons le temps de faire des apartés méthodologiques pendant la réunion, cela nous fait grandir mutuellement. Nous augmentons progressivement notre cadence de traitement des tensions.

Jeudi 3 juin :
Réunion de gouvernance RH

Plusieurs tensions sont traitées pendant cette séance. L’une d’entre elles est la passation d’un rôle entre deux membres. L’un d’entre nous remonte une problématique de disponibilité sur les prochaines semaines : il ne pourra pas assurer son rôle d’Ambassadeur Holacratie auprès du reste du collectif. Afin d’y palier, nous proposons de donner les clés du rôle à un autre Suricats membre du cercle plus disponible. L’holacratie démontre ici sa plus-value : la passation est fluide car la raison d’être, les redevabilités et les actions en cours du rôle sont tracées. Le nouveau représentant du rôle a donc une excellente visibilité sur le nouveau périmètre et les nouvelles responsabilités. Il décide d’énergiser le rôle en connaissance de cause et aura par la suite une ligne de conduite pour mener à bien sa mission.

Jeudi 14 juin :
Réunion de triage surivolution

Jeudi 23 juin :
Réunion de triage RH

Nous mettons en place des checklists et des indicateurs pour piloter davantage le cercle RH. Ces artefacts de la constitution permettent de suivre les activités récurrentes et l’avancement menant progressivement à l’atteinte de nos objectifs. Nous allons gagner en efficacité sur le long terme !

La réunion de gouvernance toutes les deux semaines nous parait trop récurrente, nous n’avons pas suffisamment de sujets à traiter. Nous décidons de passer à une fréquence mensuelle. Nous jugeons notre cercle assez stable pour réduire la périodicité de cette instance. Nous apprécions de pouvoir remonter librement nos points de friction individuels ou collectifs et de pouvoir décider en autonomie au sein du cercle des améliorations possibles.

Jeudi 30 juin :

Construction et envoi d’un questionnaire de retour d’expérience pour les participants des trois cercles. Nous arrivons au bout de notre phase d’expérimentation et voulons recueillir les impressions des parties prenantes.

Mardi 5 juillet :
Réunion de triage Cercle Surivolution

Nous avons peu de sujets à traiter aujourd’hui, nous attendons les conclusions du questionnaire pour élaborer notre futur plan d’actions.

Jeudi 7 juillet :
Réunion de triage Cercle RH

Nouvelle réunion de triage pour ce cercle avec un ordre du jour assez chargé. Nous observons l’adhésion progressive des membres du cercle : maintenant chacun pense à ajouter ses tensions à l’agenda en début de réunion. Nous passons un tiers de la réunion à évaluer et partager sur notre état d’avancement (revue des indicateurs, des check-lists, des actions en cours) puis les deux autres tiers au triage des tensions.

Globalement, nous trouvons que nos réunions ont gagné en énergie, en rythme et en bonne ambiance en passant à l’holacratie. En revanche, nous avons parfois l’impression de rester à un niveau de pilotage des sujets et de ne pas pouvoir creuser suffisamment ou construire ensemble pendant ce rituel. C’est bien l’objectif de la réunion de triage mais cela ne nous satisfait pas pleinement.

Retour d’expérience et projection

Vendredi 8 juillet :
Présentation du REX au collectif en Surivendredi

Le cercle Surivolution présente au collectif les conclusions de son expérimentation :

Unanimement, nous nous accordons sur le fait que l’holacratie correspond à Suricats. Cette méthode est dans la continuité de notre culture et de nos fonctionnements existants. Les participants pensent que l’holacratie apporterait des bénéfices si elle était appliquée à l’ensemble du collectif Suricats. La plus-value majeure est la réflexion et la clarification des cercles, des rôles et des responsabilités de chacun. Nous avons observé une meilleure implication des membres des groupes et une plus grande efficacité, soutenue par du pragmatisme. En holacratie, il n’y a plus de simples observateurs dans un groupe de travail, tous les membres se doivent d’être actifs pour occuper un rôle dans un cercle.

Nous continuons l’aventure Holacratie par une étude : à quoi ressemblerait les cercles de l’entreprise Suricats ? Comment souhaitons-nous adopter la méthode (littéralement ou avec des adaptations) ?

Nous souhaitons également pousser l’utilisation des indicateurs que nous avons à peine touché du doigts dans cette première phase d’expérimentation. Nous y voyons un potentiel important pour suivre nos OKR, évaluer notre performance et rentrer dans un processus d’amélioration continue.

Enfin, bien que nous souhaitions personnaliser quelque peu le modèle proposé, nous avons conscience qu’une méthode est un tout : ce qu’elle est la rend efficace et à trop vouloir la tordre ou l’adapter, nous risquerions de perdre les bénéfices proposés (même les artefacts les plus minimes peuvent avoir un intérêt pour l’ensemble de la méthode).

Cette présentation suscite de nombreuses réactions et questions dans le collectif et cela nous galvanise pour la suite. Le cercle Surivolution se donne pour prochaine étape de travailler et proposer un modèle d’adoption de l’holacratie applicable à l’échelle de l’entreprise.

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