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Modernisation du centre de contact : vers une gestion omnicanale des interactions client

LE PROJET

#CONTEXTE

Dans le cadre d’un programme global de transformation de la relation client, une entreprise du secteur de l’énergie a lancé la modernisation de son centre de contact.

L’objectif : centraliser les canaux de communication (téléphone, mail, chat, chatbot) sur une plateforme unique et moderne afin de mieux gérer les interactions client, fluidifier les parcours et anticiper l’arrivée d’un futur CRM prévu à moyen terme. 

Le dispositif concernait plusieurs métiers répartis sur un large maillage territorial, mobilisant près d’un millier de conseillers.

La solution en place, basée sur un système On-Premise enrichi au fil du temps, montrait des limites fortes en matière d’intégration avec le système d’information et d’évolutivité. Par ailleurs, les canaux de contact étant gérés sur des plateformes distinctes, il devenait complexe d’obtenir une vue omnicanale consolidée des demandes client. 

#DÉFIS

La mission s’est déroulée dans un environnement complexe, marqué par la diversité des métiers et la nécessité de construire une solution commune tout en respectant leurs spécificités. Il a fallu concilier modernisation des outils et maintien des usages existants, tout en sécurisant l’alignement entre les équipes métier et IT dans un contexte fortement interdépendant avec d’autres programmes stratégiques. 

#NOTRE MISSION

Suricats a accompagné le client dès les premières phases du projet, en structurant la démarche de sélection de la solution, en consolidant les besoins fonctionnels et techniques, puis en contribuant au cadrage, au paramétrage de la solution retenue et à la coordination entre les équipes métier et IT jusqu’au lancement opérationnel. 

DÉMARCHE

Analyse des besoins et sélection de la solution 

  • Recueil et consolidation des exigences fonctionnelles et techniques auprès des métiers et des conseillers 
  • Rédaction de l’expression de besoins et du cahier des charges 
  • Étude de marché avec consultation des prestataires
  • Sélection de la solution Genesys Cloud, répondant aux enjeux de flexibilité, de rapidité de paramétrage et de pérennisation des usages 

Cadrage 

  • Définition d’une vision macro des processus cibles 
  • Découpage du projet en plusieurs lots, avec un premier axe de travail centré sur la migration du canal téléphonique vers la nouvelle solution. 
  • Instruction SI et analyse économique (coûts projet, adhérences, ROI) 
  • Rédaction des Spécifications Fonctionnelles Générales 
  • Animation des comités projets, de pilotage et stratégiques 

Paramétrage 

  • Prise en compte des spécificités métiers dans le core model (décrochés, messages vocaux, délais, remontées de fiches…) 
  • Collaboration avec l’éditeur pour affiner les modalités de configuration 
  • Ciblage des paramétrages nécessitant une personnalisation par métier 
  • Préparation des scénarios d’intégration 

Déploiement 

  • Création des parcours pour le support utilisateur 
  • Coordination des parties prenantes pour le pilotage du déploiement 
  • Accompagnement au déploiement de la solution auprès de 1 500 agents 
  • Gestion du backlog d’évolutions 

À retenir

Un accompagnement de bout en bout, depuis l’analyse des besoins jusqu’au paramétrage de la solution retenue, en lien étroit avec les équipes internes.
Une trajectoire projet construite par étapes, avec une première phase sécurisant la migration du principal canal de communication.
Le passage à un nouvel outil standard nécessite une approche opportuniste, pour tirer parti des évolutions du progiciel tout en ajustant les usages.

L'ÉQUIPE

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