Digitalisation des processus : zoom sur la Direction Financière

Retour d'expérience sur la digitalisation de la fonction Finance et Comptable.

Des solutions inadaptées, des processus encore trop manuels, un manque de formation interne, ce sont les défis auxquels les fonctions Finance et Gestion font face actuellement.

La digital offre l’opportunité pour ces métiers d’optimiser leurs principaux processus et de se transformer plus profondément. Retour sur les changements à l’œuvre pour ces métiers et notre manière de les accompagner.

La digitalisation de la fonction Finance et Gestion pour contribuer à plus d'excellence opérationnelle ... et d'attractivité

Après la digitalisation du cœur métier, les entreprises se concentrent sur les fonctions support comme la finance et le contrôle de gestion. La digitalisation de la fonction Finance et Gestion est porteuse d’opportunités : ces métiers sont confrontés à trois principaux enjeux liés au numérique. 

La fluidification des échanges avec le métier

Comprendre la donnée dès sa source et s’assurer de la collecter correctement, voilà l’un des principaux défis quotidiens de ces fonctions.

On observe que le manque de communication entre services nuit souvent à la fiabilité de ces données. Les échanges se font encore très souvent par e-mail ce qui rend l’échange chronophage et source d’erreur. Les fonctions gestion et finance ont besoin d’outils permettant de centraliser, suivre, planifier et prioriser les échanges pour désengorger les boîtes mails et ainsi fiabiliser la collaboration entre services.

L’automatisation de la saisie des données

Excel reste encore un des outils prédominants pour le suivi de l’activité, l’analyse des données de l’entreprise, la gestion des paiements et de la trésorerie.

Cet usage conduit à des saisies très chronophages et un risque d’erreur important (non négligeable quand il s’agit de vérifier des potentielles fraudes ou de valider la clôture des comptes). Face aux métiers, difficile également de capitaliser sur Excel pour assurer une présentation attractive et compréhensible de tous.

En renforçant l’automatisation de certaines tâches, l’enjeu est de limiter les risques d’erreur, d’alléger la charge de travail des équipes et de mieux expliquer ces résultats pour faciliter la prise de décision qui en découle, dans la gestion quotidienne de l’entreprise.

Au-delà des enjeux liés au métier propre, la digitalisation est nécessaire pour fidéliser les talents et en attirer de nouveaux

L’évolution tardive des fonctions support vers le digital a causé une certaine perte d’intérêt des jeunes talents pour ses métiers, par exemple chez les contrôleurs de gestion, qui devient un métier sujet au turnover. L’utilisation d’ERP (Enterprise Ressource Planning) vieillissants peut décourager de plus en plus les jeunes qui sont plus familiers des applications dites « user friendly ».

L’enjeu est donc d’accompagner la montée en compétences et l’équipement de ces métiers, pour les aider à mieux travailler la donnée, de la collecte à la prédiction.

Trois exemples de chantiers digitaux à lancer pour répondre à ces nouveaux défis

Les outils collaboratifs pour faciliter la communication et le partage entre services

Pour faciliter la collaboration entre les directions métiers et la fonction finance ou gestion, les outils collaboratifs apparaissent maintenant comme indispensables. Ils garantissent une expérience utilisateur plus fluide que les anciens serveurs et facilitent :

  • Le partage et la mise à jour de fichiers : comme par exemple les formats types de reporting, les processus à suivre pour la dématérialisation des factures ou la déclaration d’un litige, les contacts attitrés pour suivre les paiements fournisseurs, etc.
  • La coédition de document : par exemple les reportings d’activités mensuelles
  • La communication instantanée entre équipes : notamment en phase de clôture mensuelle où les vérifications de données nécessitent beaucoup d’allers-retours.

L’IA ou les solutions RPA pour automatiser les tâches répétitives et chronophages

Automatiser les tâches répétitives pour gagner en productivité et limiter le nombre d’erreurs est un vrai challenge pour ces fonctions. Pour lancer ce type de projet, il est nécessaire de bien définir les processus métiers concernés par une possible automatisation, d’identifier les données impliquées et d’acculturer les équipes dès le début.

Le travail de mise à plat du process au départ n’est pas à négliger. Les nouvelles technologies de plus en plus utilisées pour l’automatisation sont :

  • La RPA (Robotic Process Automation) : ce sont des logiciels permettant de déployer des « bots » sur des workflows afin de les automatiser. Parmi les solutions du marché on retrouve: UiPath, Automation Anywhere, BluePrism…
  • Le computer vision pour traiter l’ensemble des factures quel que soit leur format et avec moins d’erreurs que l’OCR du marché : PDFelementor pro, OmniPage Standard, LightPDF …
  • Le NLP (Natural Language Processing) sur la recherche documentaire pour aider les équipes à trouver une réponse à des questions à l’aide d’un moteur de recherche ou d’un chatbot interne, comme Askr.ai

Renforcer la formation pour améliorer la maîtrise des gestes métier et assurer une montée en compétences continue

La maîtrise des ERP ou autres logiciels métiers est souvent une compétence rare et précieuse ! Pour assurer la transmission de ces savoir-faire et l’autonomie de ses équipes, il est nécessaire de renforcer la formation des équipes.

Recourir au e-learning pour construire des parcours de formation à consulter en self-learning (apprentissage en autonomie) peut être une bonne manière d’ancrer vos savoir-faire. Le format du self-learning est intéressant pour diffuser de manière ludique et plus flexible les compétences.

C’est notamment un usage pertinent pour les nouveaux arrivants au poste de contrôleur de gestion, qui peuvent être vite perdus devant les différents outils ou process métiers à intégrer. Ils peuvent ainsi consacrer quelques heures par semaine au parcours e-learning sur les premiers mois, ce qui leur permet d’apprendre en autonomie et progressivement. On compte diverses plateformes de e-learning telles que 360 learning, mais aussi Rise up, Moodle.

Faire de vos experts des formateurs : chez Suricats, nous avons mis en place une formation de pair à pair intitulé la speed formation. Le principe est d’organiser des sessions d’une heure environ, durant laquelle un consultant expérimenté partage son champ d’expertise aux plus novices sur le sujet.

Ce type de rituel peut totalement s’appliquer à la transmission de compétences sur des sujets techniques ou financiers, comme par exemple : « les 3 niveaux d’un système d’information » ou encore « comment lire un bilan et un compte de résultat ».

C’est aussi un moyen de valoriser le savoir-faire des plus sachants et de les aider à le vulgariser.

Le cadrage digital : une méthodologie éprouvée et approuvée

Le cadrage digital est une méthodologie appliquée, éprouvée et utilisée par Suricats. C’est une démarche en 3 temps que nous avons pu mettre en application chez certains de nos clients, pour aider notamment les Directions Finance et Contrôle de Gestion à identifier leurs projets digitaux prioritaires.

Notre démarche de cadrage d'un projet de digitalisation de la fonction Finance et Gestion

Dans un premier temps, nous menons une immersion dans le métier de notre client pour faire ressortir les douleurs qu’il rencontre et les formaliser à l’aide des personae (pour les métiers concernés, il y avait par exemple : le contrôleur de gestion nouvel arrivant, le comptable gestionnaire de dossier, le Directeur administratif et comptable).

À partir de ces douleurs, nous imaginons en collectif, les opportunités digitales qui pourraient y répondre, à l’aide d’un benchmark de pratiques inspirant. Enfin, la phase de priorisation des idées et de mise en roadmap permet au client d’avoir une vision claire des projets à lancer en priorité.

Dans ce contexte, nous avons notamment abouti à un projet d’automatisation des prévisions anticipées pour les revues de compte hebdomadaire et le développement d’un outil de chatbot pour accéder à des indicateurs standards.

En savoir plus sur notre démarche type stratégie digitale.

La concrétisation de la digitalisation de la fonction Finance et Gestion passe également par l’implication du management

Avec l’expérience, on observe deux facteurs de réussite de ce type de démarche,

  1. Embarquer l’ensemble des parties prenantes: les équipes, le management, les fonctions impliquées comme l’IT et les RH;
  2. Avoir une vraie traction du management qui souhaite mener les transformations nécessaires.

Parce que la transformation de ces métiers est hétérogène, il est nécessaire de prendre le temps de faire converger tous les acteurs vers les projets prioritaires.

À travers les ateliers collectifs que nous proposons, nous mettons en place un climat agréable et coopératif pour que chacun puisse s’exprimer. Cela peut aussi être l’occasion pour certains de se positionner sur des sujets qu’ils souhaitent lancer.

Cette co-construction nécessaire en phase de cadrage permet d’aller plus vite au moment de la réalisation des projets !

Numériser les fonctions supports et œuvrer pour la digitalisation de la fonction Finance, c’est améliorer les conditions de travail des collaborateurs pour accroître la performance globale de l’entreprise. C’est aussi une opportunité pour apporter plus d’attractivité à ces métiers, et engager les collaborateurs dans la durée.

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